¿Qué datos son obligatorios y qué elementos de facturación deben aparecer en una factura para que cumplan con el modelo de factura?
Contenidos
- Emitir una factura
- Numeración de la factura
- Fecha de emisión
- Datos del emisor y del receptor
- Concepto
- Tipo impositivo
- Información del registro mercantil
- ¿Qué son los datos fiscales?
- Datos fiscales de una empresa
- Datos fiscales de un autónomo
Emitir una factura
Ha llegado el momento de hacer tu primera factura y aunque, a priori, parecía algo sencillo, te pones manos a la obra y… ¿Por dónde empiezo? Bien, ¡calma! vamos a ver todos los datos de facturación que deben aparecer de forma obligatoria en la factura, así como toda la información de cada uno de ellos, un ejemplo de factura y una plantilla para que puedas hacer la factura de forma sencilla ¡Vamos allá!
Si tienes que emitir una factura a un cliente, ya sea por un servicio realizado o por un producto vendido y tienes que empezar a crear tu primera factura, debes conocer los datos de la factura así como los elementos que debes incorporar.
Para que una factura tenga validez, debes añadir los siguientes datos de la factura de forma obligatoria:
- Numeración
- Fecha de emisión
- Datos fiscales del emisor
- Datos fiscales del cliente
- Concepto
- Tipo impositivo
- (Sólo para las empresas) Información del Registro Mercantil
Vamos a detallar cada uno de ellos a continuación, para poder ver cómo debes reflejar estos datos en la factura.
Numeración de la factura
La numeración es el elemento más importante entre los datos de facturación.Toda factura debe estar numerada, y además debemos seguir una numeración correlativa. Para tener ordenada la facturación, puedes crear series de numeración, es decir, prefijos que te permitan identificar un conjunto de facturas de una forma más sencilla.
Por ejemplo, empezamos la serie de numeración 2018/ para todas las facturas que vamos a emitir en 2018. A la primera factura, le adjudicamos el número 2018/1, a la segunda factura que emitimos, le asignaremos el número 2018/2, la tercera el 2018/3… Y así seguiremos haciendo de forma correlativa.
Aunque no es obligatorio cambiar la serie de numeración, es recomendable crear una serie de numeración nueva para cada año, para mantener la facturación ordenada. Recuerda que puedes crear tantas series de numeración como quieras. Tendrán validez siempre y cuando respetes la correlación dentro de cada una de ellas.
Fecha de emisión
Toda factura debe llevar una fecha de emisión de forma obligatoria. Además, aunque no sea un dato obligatorio, es recomendable que la factura lleve una fecha de vencimiento entre los datos de la factura, es decir, la fecha máxima en la que un cliente nos pueda pagar, de modo que podamos controlar el estado de pago de nuestras facturas.
Datos del emisor y del receptor
Para que una factura tenga validez, debe incluir la información fiscal tanto del emisor como los datos fiscales del cliente a quién le emitimos la factura. Vamos a ver qué son y qué datos fiscales son obligatorios en una factura.
Concepto
Tenemos que especificar todos aquellos servicios o productos por los que estamos generando entre los datos de la factura. Para cada uno de ellos, crearemos una línea distinta. Idealmente, debería quedar siempre reflejado el producto, la base imponible (es decir, el precio sin aplicar el tipo impositivo), la cantidad de producto y el tipo impositivo que se aplica.
Tipo impositivo
El tipo impositivo se refiere a los impuestos que se aplican por cada uno de los conceptos de la factura. Para cada uno de ellos, tenemos que especificar el tipo de IVA que se aplica así como el porcentaje de retención IRPF, si corresponde.
Información del registro mercantil
La información que aparece en el Registro Mercantil de las empresas únicamente es obligatorio para las empresas. Consiste en el tomo, el folio…
¿Qué son los datos fiscales?
Los datos fiscales es toda aquella información que nos identifica como empresa o autónomo. Se trata de datos que debemos presentar ante clientes y proveedores, además de ser nuestra acreditación ante Hacienda. Los datos fiscales de un autónomo o empresa se componen de los siguientes elementos:
- Nombre del autónomo o nombre fiscal de la empresa
- Número de Identificación Fiscal o Código de Identificación Fiscal
- Domicilio fiscal
- Código Postal
- Población
- Teléfono
- Correo electrónico
En el caso que quieras conocer tus datos fiscales, puedes acceder a la web de la Agencia Tributaria, siguiendo los pasos que se especifican.
Al hacer una factura, tenemos que añadir los datos fiscales tanto del emisor como del receptor. A pesar que es recomendable poner el mayor número de información fiscal de la empresa o autónomo, únicamente son obligatorios los siguientes tres datos fiscales en la factura:
- Nombre y apellidos del autónomo o nombre fiscal de la empresa
- CIF o NIF
- Domicilio o dirección fiscal
En función de si nuestro cliente es una empresa o un autónomo, contaremos con los siguientes datos a incluir.
Datos fiscales de una empresa
Si debes añadir la información fiscal de una empresa en una factura, mínimo debes añadir estos datos:
- Nombre fiscal
- CIF
- Dirección fiscal
Datos fiscales de un autónomo
En caso que debas añadir la información fiscal de un autónomo en una factura, mínimo debes añadir estos datos:
- Nombre fiscal
- NIF
- Dirección fiscal